KiDig bietet einen vollständigen Urlaubsantrags-Workflow. Mitarbeitende stellen Anträge, die von der Einrichtungsleitung genehmigt oder abgelehnt werden. Genehmigte Tage werden automatisch in der Zeiterfassung berücksichtigt.
Verfügbare Urlaubsarten
| Urlaubsart | Beschreibung | Auswirkung auf Saldo |
|---|---|---|
| Urlaub | Regulärer Erholungsurlaub | Soll-Zeit gutgeschrieben, zählt gegen Urlaubskontingent |
| Urlaub halber Tag | Halber Urlaubstag | Halbe Soll-Zeit + gearbeitete Zeit |
| Sonderurlaub | Z.B. Umzug, Hochzeit, Todesfall | Soll-Zeit gutgeschrieben, eigenes Kontingent |
| Regenerationstag | TVöD-Sonderregelung (SuE) | Soll-Zeit gutgeschrieben, eigenes Kontingent |
| Umwandlungstag | TVöD-Umwandlung Entgelt in freie Tage | Soll-Zeit gutgeschrieben, eigenes Kontingent |
| Unbezahlter Urlaub | Ohne Lohnfortzahlung | Soll- und Ist-Zeit auf null |
| Sabbatjahr | Längere Auszeit | Soll- und Ist-Zeit auf null |
| Arbeitszeitausgleich | Abbau von Überstunden | Soll- und Ist-Zeit auf null |
Urlaubsantrag stellen (Mitarbeitende)
- Navigieren Sie zu Urlaubsanträge in der Seitenleiste
- Klicken Sie auf Neür Urlaubsantrag
- Wählen Sie die Art des Urlaubs
- Wählen Sie Start- und Enddatum im Kalender
- Optional: Fügen Sie eine Bemerkung hinzu
- Prüfen Sie die Zusammenfassung (Anzahl Arbeitstage, verbleibende Urlaubstage)
- Klicken Sie auf Antrag einreichen
KiDig prüft automatisch, ob genügend Urlaubstage verfügbar sind und warnt bei Überschreitung. Eine Überschneidungsprüfung erkennt Konflikte mit bestehenden Anträgen.
Genehmigungsworkflow (Einrichtungsleitung)
- Öffnen Sie die Urlaubsübersicht im Admin-Bereich
- Unter dem Tab Ausstehend sehen Sie alle offenen Anträge
- Wählen Sie einen Antrag und klicken Sie auf:
- Genehmigen -- Der Antrag wird sofort wirksam
- Ablehnen -- Optional mit Ablehnungsgrund
Genehmigte Anträge können nachträglich gelöscht werden. Mitarbeitende können ausstehende Anträge selbst zurückziehen.
Automatische Genehmigung
Unter Einrichtungseinstellungen > Urlaubseinstellungen können Sie die Option Urlaubsanträge automatisch genehmigen aktivieren. Anträge werden dann sofort genehmigt, ohne dass eine manuelle Freigabe erforderlich ist.
Optional kann eine E-Mail-Benachrichtigung bei neün Anträgen aktiviert werden.
Anzeige im Kalender und in der Zeiterfassung
- Genehmigte Urlaubstage erscheinen farblich markiert im Kalender
- Ausstehende Anträge werden gestrichelt dargestellt
- Die Zeiterfassung berücksichtigt genehmigte Urlaubstage automatisch: Das entsprechende Schlüsselwort wird dynamisch angewendet
Urlaubskontingent verwalten
Das Urlaubskontingent wird unter den Jahreseinstellungen des Arbeitsvertrags konfiguriert:
- Urlaubstage: Jährliches Kontingent
- Urlaubstage aus dem Vorjahr: Resturlaub (mit konfigurierbarem Verfallsdatum)
- Sonderurlaubstage: Eigenes Kontingent
- Regenerationstage / Umwandlungstage: Eigene Kontingente
Die Übersicht zeigt jederzeit genommene, genehmigte und verbleibende Urlaubstage an.