KiDig arbeitet mit einem rollenbasierten Berechtigungssystem. Jede Rolle bestimmt, welche Daten sichtbar und bearbeitbar sind.
Die vier Rollen
1. Mitarbeitende (EMPLOYEE)
- Sieht nur die eigenen Daten: Tagesansicht, Wochen-/Monats-/Jahresübersicht, eigenes Dashboard
- Kann eigene Zeitintervalle und Schlüsselwörter erfassen
- Kann Krankmeldungen eingeben
- Kann Urlaubsanträge stellen
- Kann persönliche Einstellungen anpassen (Dashboard-Anzeige, Sprache)
- Kein Zugriff auf Daten anderer Mitarbeitender oder Einrichtungseinstellungen
2. Einrichtungsleitung / Administrator (ADMIN)
- Vollzugriff auf eine Einrichtung
- Kann alle Mitarbeitenden sehen und deren Daten bearbeiten (sofern die Admin-Autorisierung erteilt wurde)
- Kann Mitarbeitende anlegen, bearbeiten und archivieren
- Kann Arbeitsverträge erstellen und verwalten
- Kann Tarifeinstellungen (Allgemeine Einstellungen) konfigurieren
- Kann Einrichtungseinstellungen ändern (Schliesstage, Gruppen, Bundesland)
- Kann Urlaubsanträge genehmigen oder ablehnen
- Kann Krankmeldungen einsehen
- Kann Monatsberichte generieren
- Zugriff auf Personalplanung und Personalberechnung (KVJS)
3. Verwaltung (ADMINISTRATION)
- Einrichtungsübergreifender Lesezugriff auf mehrere Einrichtungen
- Kann Mitarbeiterdaten, Verträge und Zeiterfassung einsehen
- Selektiver Schreibzugriff: Kann nur Daten bearbeiten, für die explizit Schreibrechte erteilt wurden
- Ideal für Träger, die mehrere Kitas verwalten
- Zugriff auf das Verwaltungs-Dashboard mit einrichtungsübergreifender Übersicht
4. Super-Admin (SUPER_ADMIN)
- Systemweiter Zugriff auf alle Einrichtungen und Funktionen
- Technische Verwaltungsrolle
- Nicht für den regulären Betrieb vorgesehen
Admin-Autorisierung durch Mitarbeitende
Damit eine Einrichtungsleitung die Zeiterfassung eines Mitarbeitenden bearbeiten kann, muss der/die Mitarbeitende die Admin-Autorisierung erteilen:
- Der/die Mitarbeitende öffnet die Persönlichen Einstellungen
- Unter Administrator:in autorisieren wird der Schalter aktiviert
- Die Einrichtungsleitung kann nun die Zeiteinträge dieses Mitarbeitenden bearbeiten
Die Autorisierung kann jederzeit wieder deaktiviert werden. Ohne Autorisierung kann die Einrichtungsleitung die Daten nur lesen.
Einrichtungsleitung zuweisen
Um einer Person Admin-Rechte zu geben:
- Der/die Mitarbeitende muss bereits als Benutzer angelegt sein
- In den Einrichtungseinstellungen wird das Administrator-Konto konfiguriert
- Die zugewiesene Person erhält Zugriff auf alle Admin-Funktionen der Einrichtung
Urlaubsgenehmigung
Urlaubsanträge können ausschliesslich von Personen mit der Rolle ADMIN oder höher genehmigt oder abgelehnt werden. Mitarbeitende (EMPLOYEE) können nur eigene Anträge einreichen und zurückziehen.