Wenn ein/e Mitarbeitende/r plötzlich nicht mehr in der Mitarbeiterliste auftaucht, ist die Person in den meisten Fällen nicht gelöscht, sondern aus einem der folgenden Gründe nicht sichtbar.
Häufigste Ursache: Arbeitsvertrag abgelaufen
Der mit Abstand häufigste Grund ist ein abgelaufener Arbeitsvertrag. KiDig zeigt nur Mitarbeitende als aktiv an, die einen gültigen Vertrag mit aktuellem Datum haben.
So prüfen Sie es
- Öffnen Sie die Mitarbeiterverwaltung
- Aktivieren Sie die Option Inaktive Mitarbeitende anzeigen
- Suchen Sie den/die betroffene/n Mitarbeitende/n
- Prüfen Sie den Gültigkeitszeitraum des Arbeitsvertrags (Beginn und Ende)
So beheben Sie es
- Öffnen Sie den/die Mitarbeitende/n
- Klicken Sie auf Arbeitsvertrag anlegen
- Tragen Sie einen neün Vertrag mit aktuellem Gültigkeitszeitraum ein
- Übernehmen Sie die bisherigen Stundeneinstellungen oder passen Sie sie an
- Speichern Sie den Vertrag
Nach dem Speichern erscheint der/die Mitarbeitende sofort wieder in der aktiven Liste.
Weitere mögliche Gründe
Mitarbeitende/r deaktiviert
Ein/e Mitarbeitende/r kann von der Einrichtungsleitung deaktiviert worden sein. Deaktivierte Mitarbeitende:
- Erscheinen nur unter Inaktive Mitarbeitende
- Können sich nicht mehr anmelden
- Alle Daten bleiben erhalten
Lösung: Öffnen Sie den/die Mitarbeitende/n und klicken Sie auf Mitarbeiter reaktivieren.
Mitarbeitende/r archiviert
Archivierte Mitarbeitende wurden bewusst aus dem aktiven Betrieb entfernt. Bei der Archivierung:
- Alle Zeiterfassungen und Daten bleiben erhalten
- Der/die Mitarbeitende kann sich nicht mehr anmelden
- Die E-Mail-Adresse wird für die Nutzung in einer anderen Einrichtung freigegeben
Lösung: Archivierte Mitarbeitende können reaktiviert werden. Öffnen Sie die Person über die Inaktiven-Ansicht.
Konto gesperrt (Passwort)
Wenn ein/e Mitarbeitende/r sich nicht anmelden kann, ist möglicherweise das Passwort falsch oder das Konto ist nach zu vielen Fehlversuchen gesperrt. Dies betrifft nur den Login, nicht die Sichtbarkeit in der Mitarbeiterliste.
Lösung: Setzen Sie das Passwort zurück (siehe Artikel Passwort zurücksetzen).
Wichtig: Daten werden nicht gelöscht
Unabhängig vom Grund der Inaktivität: Alle erfassten Arbeitszeiten, Krankmeldungen und Urlaubsdaten bleiben vollständig erhalten. Ein/e Mitarbeitende/r wird nur dann endgültig gelöscht, wenn dies explizit über die Funktion Mitarbeitenden löschen durchgeführt wird. Dieser Vorgang ist irreversibel und erfordert eine Bestätigung per E-Mail-Eingabe.